Een hostingmigratie blijft één van de meest impactvolle technische operaties binnen een digital agency. Niet alleen vanwege de techniek zelf, maar vooral vanwege afhankelijkheden, communicatie en verwachtingsmanagement. Hoe zorg je ervoor dat een enkele, tientallen of zelfs honderden applicaties veilig, gecontroleerd en zonder onnodige downtime verhuizen? En hoe voorkom je dat klanten voor verrassingen komen te staan?
Samen met Reinier Sierag, co-founder van Kobalt uit Alkmaar, kijken wij terug op hun recente migratie.
1. Voorbereiding
Een soepele migratie begint lang vóór de daadwerkelijke verhuizing. Agencies werken vaak jarenlang samen met dezelfde hostingpartij, waardoor er een landschap ontstaat met maatwerkconfiguraties.
Heb je écht alles in beeld?
Zorg dat je helder hebt:
- welke sites, webshops en applicaties actief zijn
- welke configuraties door de jaren heen zijn opgebouwd
- welke afhankelijkheden er bestaan naar externe systemen
- hoe cronjobs, firewallregels en caching zijn ingericht
- waar DNS is ondergebracht en wie toegang heeft
DNS-beheer blijkt in de praktijk één van de meest onderschatte onderdelen. Zonder volledig overzicht kunnen aanpassingen onnodige vertraging veroorzaken.
Werk met een overlapperiode
Er is een gegarandeerde overlap van meerdere weken, waarin zowel de oude als de nieuwe omgeving actief zijn. Aan de voorkant van het traject dient rekening te worden gehouden met een overlapperiode, waarin de migratie volledig kan worden afgerond inclusief een marge voor vertraging. Het maakt gecontroleerd testen mogelijk, verlaagt de tijdsdruk en creëert ruimte om issues op te lossen vóórdat applicaties worden overgezet.
2. Interne organisatie: structuur voorkomt ruis
Een hostingmigratie is geen puur technische handeling, maar een project. Een dergelijk project vraagt om heldere organisatie.
Rollen die essentieel zijn:
- Gatekeeper / hoofdverantwoordelijke
Bewaakt verwachtingen, planning en eindbeslissingen. - Technisch uitvoerder
Is hoofdelijk verantwoordelijk voor alle technische handelingen. - Administratie / beheer
Regelt contracten, rechten, DNS, opzegtermijnen en documentatie. - Communicatieverantwoordelijke
Zet de communicatie richting klanten op en bewaakt het daaruit volgende klantcontact.
Deze structuur zorgt voor helderheid van verantwoordelijkheden en een algehele blik op het proces.
Reinier: “Voor ons werkte de rolverdeling met een duidelijke hoofdverantwoordelijke heel goed. Dit zorgde ervoor dat de communicatie tussen ons en Shock Media soepel verliep, evenals de communicatie tussen Kobalt en haar klanten.”
Werk met een intern projectplan
Leg afspraken, afhankelijkheden en risico’s vast. Dit voorkomt dat inschattingen gaandeweg opschuiven.
3. Overwegingen vóórdat je gaat migreren
Voordat de eerste applicatie wordt overgezet, is het belangrijk om stil te staan bij de bredere impact.
Klanten zo min mogelijk laten merken
Er is een hele strakke planning nodig om ervoor te zorgen dat een klant niks merkt van de migratie. Daarnaast is goede afstemming met de betrokken partijen hierin van groot belang.
De communicatietijdlijn is langer dan de technische migratie
Tussen de eerste aankondiging en het daadwerkelijke moment van overzetten zijn meerdere contactmomenten wenselijk voor de klanten. Twee tot drie updates zijn een effectieve balans: duidelijk, zonder overcommunicatie.
Er komen mogelijk vragen vanuit klanten
Je hoeft de keuze voor een nieuwe hostingpartner niet altijd te verantwoorden, maar wel kunnen uitleggen. Daarnaast moet het wel aansluiten op de bestaande contracten, SLA’s en afspraken. Klanten waarderen helderheid, zeker wanneer de overstap toekomstige voordelen biedt. Dit biedt juist weer opening om andere SLA’s aan te bieden of meerwaarde toe te voegen aan de bestaande SLA’s. Bij eventuele vragen vanuit klanten is het aan te raden om een aanvullende toelichting klaar te hebben staan.
Gebruik de migratie om verbeteringen zichtbaar te maken
Een nieuwe hostingomgeving biedt in de meeste gevallen modernere tooling, betere performance of extra features. Door dit mee te nemen in de communicatie, creëer je begrip én enthousiasme bij klanten.
4. De uitvoering: wat in de praktijk goed werkt
Wanneer de migratie daadwerkelijk begint, maken een aantal tactieken het verschil.
Laat de nieuwe provider zoveel mogelijk uit handen nemen
Het werk van jouw agency gaat door, terwijl de nieuwe provider de migratie voor het grootste deel kan verzorgen. Onder andere proefmigraties en optimalisaties kunnen eenvoudig worden uitgevoerd. Zodra deze zaken zijn uitgevoerd, moeten de gemigreerde applicaties worden getest als voorbereiding op de livegang.
ProxyPass: gecontroleerd, gefaseerd migreren
Een ProxyPass is een techniek waarbij één server inkomende verzoeken doorstuurt naar een andere server of omgeving. Het wordt veel gebruikt tijdens migraties van websites en applicaties, omdat je hiermee verkeer kunt omleiden zonder dat gebruikers merken dat er achter de schermen iets verandert. Het zorgt ervoor dat de afhankelijkheid van een DNS wijziging wordt weggenomen en migraties niet onnodige vertraging oplopen.
Dit biedt de mogelijkheid om:
- te kunnen migreren in eigen tempo
- de mogelijkheid om applicaties vroegtijdig te optimaliseren
- minder afhankelijk van klantagenda’s te zijn
- ruimte om issues op te lossen zonder druk
Reinier: "Ik heb tijdens deze migratie van Shock voor het eerst de ProxyPass methode mogen ervaren. Dit zorgde ervoor dat je al kunt migreren en de applicatie op de nieuwe server kon draaien terwijl je de DNS nog niet had aangepast. Dat was super handig!"
De database(s)
Een niet onbelangrijk onderdeel van de migratie is de database. Hierin is het belangrijk om een strategie te kiezen, afhankelijk van de omvang en voorkeur voor de desbetreffende migratie. Zo kun je starten met een letterlijke kopie van de huidige situatie, waarmee je vervolgens kan testen op de nieuwe server. Na het welbevinden wordt er een onderhoudsmoment ingepland en de data gesynchroniseerd met de nieuwe omgeving alvorens de definitieve overgang. Een andere optie is het opzetten van een master-slave opstelling, waarmee de data op de nieuwe server automatisch synchroon wordt gehouden. Bij definitieve overgang zorg je ervoor dat de database op de nieuwe server de master wordt in de opstelling.
Flexibele migratievensters
Starten in de vroege ochtend en doorbouwen in de avond zorgt voor lucht in het proces. Niet elke migratie loopt exact volgens planning, waardoor extra ruimte onnodige stress voorkomt en hogere kwaliteit levert.
Laagdrempelig en nauw contact
Korte lijnen, directe communicatie en snel schakelen tijdens een migratie is essentieel. Denk hierbij niet alleen aan communicatie per mail, maar ook telefonisch of per Slack. Dit zorgt voor de minst mogelijke vertraging in afstemming.
Loadtesten en benchmarking
Ook binnen de nieuwe omgeving is het van belang dat de applicaties die worden gemigreerd op de juiste manier en snelheid presteren. Hierom is een loadtest of benchmark belangrijk op het moment dat het verkeer nog niet naar de nieuwe omgeving gaat. Op deze manier wordt onderzocht of de configuratie gereed is voor het daadwerkelijke verkeer.
5. Take aways voor elke agency
De belangrijkste take aways die uit deze migratie naar voren kwamen:
- Upgrade niet tijdens de migratie
Een migratie vormt een intensief project. Combineer dit niet met grote applicatie-updates; dat vergroot risico’s en druk. - Transparantie is belangrijker dan verantwoording
Klanten hoeven je keuzes niet goed te keuren, maar willen wél begrijpen wat er gebeurt en waarom. - Begin op tijd en communiceer regelmatig
Meerdere contactmomenten zorgen voor vertrouwen en duidelijkheid. Daarnaast ben je in soms voor een deel ook afhankelijk van de klant die je mee moet nemen in deze keuzes en migratie. - De huidige situatie moet tot in detail helder zijn
Alleen met volledige controle over applicaties, servers, DNS en verdere administratieve afhankelijkheden kun je strak sturen op timing en risico’s. - Werk gefaseerd en behoud flexibiliteit
Een overlappende periode en technieken zoals proxy-pass maken migreren veiliger en sneller met meer rust.
Reinier: “Met goede heldere, duidelijke communicatie kun je vaak het verschil maken in trajecten als dit. Dat is dan ook waar richting onze klanten en richting Shock bovenop zaten, dat zorgt er dan ook voor dat dit voor alle partijen als een fijn project aanvoelde.”
Conclusie
Een hostingmigratie is een combinatie van:
- grondige voorbereiding;
- interne organisatie;
- externe communicatie;
- duidelijke taakverdeling met de nieuwe hostingprovider;
- realistisch verwachtingsmanagement;
- en gecontroleerde uitvoering.
Heb je nou vragen over migraties en hoe je dit het beste kan aanpakken? Gebruik dan de hostinghotline van Shock Media. Hier kun je eenvoudig jouw hosting gerelateerde vragen stellen. Stuur je vraag naar [email protected] en jouw vraag wordt opgepakt!
